Estos documentos están expresamente regulados por las normas tributarias para poder sustentar gastos y/o incrementos patrimoniales. La norma tributaria contiene disposiciones específicas con relación a documentos puntuales que resultan indispensables para sustentar ciertos gastos u operaciones con contenido tributario. Entre estos, se encuentran:

1. 1. Los comprobantes de pago

      El artículo 44°, inciso j), de la Ley del Impuesto a la Renta (“LIR”) señala que no se acepta la deducción de gastos cuya documentación sustentatoria no cumpla con los requisitos y características mínimas del Reglamento de Comprobantes de Pago. Es así como la regla general para sustentar el gasto es que se debe contar con un documento que califique como comprobante de pago según las reglas de dicho Reglamento.

      No obstante, esta regla no se aplica cuando, de conformidad con el artículo 37° de la LIR, se puede sustentar el gasto con otros documentos. Por ejemplo, el gasto por remuneraciones se sustentará con las planillas, boletas de pago a los trabajadores, etc.

      Ahora bien, ¿qué sucede cuando el comprobante de pago es emitido con posterioridad al momento en que se devenga el gasto? Por un lado, en el Informe No. 005-2017-SUNAT/2B0000, SUNAT señala que son deducibles los gastos conocidos y devengados en el ejercicio, aun cuando los comprobantes de pago sean emitidos y/o entregados después del cierre del ejercicio, pero hasta la fecha de presentación de la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta.

      Con posterioridad a ello, si se recibe el comprobante de pago, se puede presentar una Declaración rectificatoria con el fin de incluir el gasto en el cálculo del Impuesto.

      Por otro lado, en la Casación No. 2391-2015-Lima se indica que son deducibles los gastos devengados en el ejercicio, incluso cuando los comprobantes de pago fueran emitidos de forma posterior a la fecha de presentación de la Declaración Jurada Anual. Es decir, el comprobante se puede emitir en cualquier momento, incluso después de la presentación de la Declaración.

   2. Contabilización

      Por lo general no es necesario que los gastos se encuentren contabilizados. Sin embargo, existen 02 excepciones: (i) tratándose de bienes distintos a los edificios y construcciones, la depreciación aceptada será aquella que se encuentre contabilizada dentro del ejercicio gravable, siempre que no exceda el porcentaje máximo establecido. En este caso, si no se presenta la contabilidad, se reparará el gasto por depreciación; y (ii) en la provisión por incobrabilidad, para que el gasto sea aceptado se requiere que, al cierre de cada ejercicio, se discrimine la provisión dentro del Libro de Inventarios y Balances.

   3. Fe notarial

      Existen dos casos. El primero se da en los desmedros. La noma acepta la deducción, siempre que la destrucción de la mercancía se efectúe ante el Notario Público y se comunique a SUNAT con, por lo menos, 02 días hábiles anteriores a la fecha en que se llevará a cabo la destrucción. Excepcionalmente, cuando el costo de las existencias a destruir, sumado al costo de las existencias destruidas con anterioridad en el mismo ejercicio, sea de hasta de 10 UIT, SUNAT aceptará como prueba un informe.

      El segundo caso se manifiesta en la deducción de gastos por premios, en dinero o especie que realicen los contribuyentes con el fin de promocionar o colocar en el mercado sus productos o servicios (siempre que los premios se ofrezcan con carácter general a los consumidores). Al respecto, se requiere que el sorteo se efectúe ante notario público y se cumplan las normas legales vigentes.

   4. Los contratos

      Por último, la norma tributaria no establece, en forma expresa, la obligación de contar con contratos para la deducibilidad de un gasto. Sin embargo, existen algunos supuestos en los cuales es indispensable para sustentarlo, como es el caso de los gastos por servicios de luz, telefonía o agua.

      Cuando el comprobante de pago es emitido a nombre del propietario arrendador (y no del arrendatario que utiliza el bien, que realiza el consumo de esos servicios públicos), se podrán deducir los gastos en la medida que el contrato se encuentre legalizado ante notario público y se establezca que los gastos de servicios públicos son de cuenta del arrendatario.